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Sin lugar a dudas, uno de los rubros más afectados con la llegada de la pandemia es el de la organización de eventos sociales; pero, ¿todo se perdió o solo es una prueba para aprovechar la oportunidad de reflexionar acerca de las estrategias hasta la fecha implementadas?
La “Organización de Eventos”, si bien es una rama de las relaciones públicas, es una disciplina que va muy pegada al protocolo y ceremonial; ambas, son herramientas de planificación, que nos ayudan a poner orden en la organización de eventos, donde la materia prima es el individuo en su interacción con otros. Entonces, en el momento de planificar eventos es importante conocer qué tipos de aspectos debemos tener en cuenta para llevarla a cabo y organizarla de forma eficaz.
“Todos nuestros conocimientos profesionales lo teníamos por escrito en textos, artículos, libros y la experiencia avalaba la eficacia de lo que proyectábamos; sin embargo, con la llegada de la pandemia nos vimos en la necesidad de replantear muchas cuestiones que dieron bienvenida al muy mencionado protocolo sanitario. Este protocolo que tiene como tarea reiterarnos aquello que como sociedad ya habíamos aprendido en la época escolar: lavado de manos y mantener distancia, antes de ingresar a la sala formábamos una fila, tomábamos un brazo de distancia, yo lo recuerdo”, manifestó Benítez Melgarejo.
Una cuestión sanitaria
“A esto que se plantea como algo sanitario, en la tecnicidad lo llamamos proxemia. Esta es una disciplina que nos enseña que los seres humanos tenemos varias zonas especificadas como íntima, personal, social y pública”, dijo El especialista.
Procedimientos
El profesional expresó que el covid vino a pedirnos que nos mantengamos en la zona que siempre debimos habernos manejado, que es la social (1,5 a 2 metros de distancia) y que la higiene o aseo, es una obligación en la interacción para el contacto con otros y a la hora de ingerir alimentos.
“Pero, si esta exigencia está establecida para la planificación de eventos, al momento de diagramar nuestros planos de ubicación de mesas, estas deberían estar cargadas a la mitad de su diseño, respetando así la distancia exigida desde el ingreso de los invitados. Por ejemplo, una mesa de 8 personas estaría ocupada solo por 5 personas, y de esta forma también estaríamos cuidando a los comensales al momento de retirar sus tapabocas para degustar todo lo que hemos preparado para ellos” destacó.
La organización
Aquí es donde se torna más importante aún la función del organizador de eventos, dependiendo de la actividad social que se está preparando: bodas, quince años, presentaciones, lanzamientos, etc.; este profesional es justamente el encargado de velar por el cumplimiento de todas las indicaciones emanadas de las autoridades, ejecuta el plan sugerido por el anfitrión y siempre en concordancia con lo que regula la ley, supervisa el programa y por último acompaña al mismo a despedir a los invitados y dar por finalizada la fiesta.
A la hora de elegir a este profesional, debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Su preparación.
- Su experiencia.
- Las referencias que tiene en su haber, para que garanticemos el éxito de nuestra inversión.
“Sabemos que el fin último de las reuniones sociales es que nuestros invitados se sientan cómodos, disfruten de lo que preparamos para ellos (el ambiente, el menú, las bebidas, la música) y le incluimos ahora, que se sientan protegidos sanitariamente hablando”, afirmó el experto en protocolo.
Se deben respetar los protocolos
“Hay criterios que únicamente con el correr del tiempo se podrán establecer y determinar cuál sería la forma más efectiva de cuidarnos entre todos y no volver a la normalidad, porque sería un retroceso; tenemos que mirar para adelante y crear eventos exitosos, respetando todas las medidas sanitarias que son exigidas a nivel mundial y de esta forma estandarizar criterios, para que los que forman parte del rubro se vean incluidos en ella”, finalizó.