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Realizar una graduación implica varios pasos previos. Lo primero es considerar la cantidad de graduados que participarán en la ceremonia, para elegir el lugar en el que se llevará a cabo. Una vez definido, debemos prever:
- Espacio suficiente para colocar una tarima, que será el punto focal del evento.
- Un salón con capacidad para albergar a los graduados y sus invitados.
- Salas contiguas para organizar a los graduados, quienes ingresarán ordenadamente al salón.
- Otro salón para sesiones de fotos familiares.
- Un amplio estacionamiento.
Montaje y decoración
La principal esfera de la ceremonia es el escenario o la tarima en la cual se entregarán los diplomas. En su montaje se deben tener en cuenta elementos como la iluminación, componente crucial para su lucimiento; el logo o escudo institucional, para el cual se recomienda aplicar la tecnología, con pantallas gigantes o plasmas, por ejemplo, sobre todo si el sitio es muy grande y se espera gran concurrencia. Anticiparse a la disposición de banderas, atril y excelente sonido para los discursos. Determinar quiénes integrarán la mesa de honor y no olvidar alistar absolutamente todo –incluyendo la deco– en la víspera, a fin de soslayar cualquier imprevisto de última hora. Es fundamental manejar qué invitados especiales asistirán y determinar si deben sentarse en la mesa de honor o las primeras filas de asientos reservados, y también si ofrecerán algunas palabras. Por último, pero no menos importante, es primordial contratar un fotógrafo profesional para capturar los momentos más significativos de la ceremonia, en imágenes que sirvan para las memorias de la institución.
El maestro de ceremonias
Se debe escoger a la persona que se identifique con la gestión institucional y aporte gran solemnidad al acontecimiento.
Las invitaciones
Es muy conveniente limitar la cantidad de invitaciones por estudiante, pues permite controlar el flujo de asistentes. En las tarjetas deben constar los datos básicos: quién invita, a quién, a qué, cuándo y dónde; el deseo de contar con su presencia, y los teléfonos para las confirmaciones y las excusas. Estas se distribuirán con anticipación, preferentemente con un mínimo de 10 y un máximo de 20 días. A los invitados especiales se les debe avisar con antelación quiénes vestirán trajes académicos, si fuera el caso. Y ojo: “nunca invita un edificio”, como la Universidad Nacional de Asunción, la Universidad Católica, otros, sino el rector, el honorable Consejo Superior y el rector, u otros.
La semana que viene finalizaremos lo concerniente al protocolo en las graduaciones universitarias.
Recordemos: “Los sueños no se conquistan con suerte…, se conquistan con propósitos, pasión, disciplina y actitud”.
Hasta el próximo viernes…