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PLANTEAMIENTO DEL CASO DE ESTUDIO
Supongamos que ya tenemos creada una tabla dinámica como nos muestra la figura 1. El ejemplo nos muestra una tabla de ventas de la cual se pueden obtener los totales por Fecha, Vendedor, Producto, Localidad. Para el ejemplo, nuestra tabla dinámica nos muestra la información resumida por Vendedor.
Lo que el gerente nos pide en esta oportunidad es que aparezca otra columna al lado de los montos de ventas que nos muestre cómo se van acumulando de Vendedor en Vendedor. Por una cuestión de orden, fíjense cómo las ventas aparecen ordenadas en forma descendente según el monto, como una especie de Ranking de Vendedores. Esto es porque primeramente predeterminé que esto ocurriera, ya que la tabla dinámica arroja primeramente resultados en forma desordenada, porque los ordena en orden alfabético según los nombres de los Vendedores. Para predeterminar el auto ordenamiento según el monto, hice lo siguiente: Doble clic en el botón de campo Vendedor. Aparece un cuadro de diálogo, en el cual hago clic en el botón Avanzado.
Aparece otro cuadro de diálogo donde elijo la opción Descendente (a la izquierda del cuadro de diálogo). Hacia abajo aparece una casilla de opciones (Usar el campo). En esta casilla elijo la opción Suma de Monto, porque es por ese criterio que deseo ordenar. Luego, presiono Aceptar hasta salir del cuadro de diálogo. Así verán cómo la tabla dinámica cambia el orden de los datos según el monto de ventas. En la figura 2 aparece el cuadro de diálogo clave que permite autoordenar los resultados, luego de que le hayamos dado doble clic sobre el botón de campo Vendedor y haber presionado el botón Avanzado. Haciendo este ordenamiento, nos va a ser más fácil tener siempre a la vista al mejor Vendedor en el Ranking.
Una vez que hayamos establecido el ranking con la aplicación anterior, hacemos clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier lugar de la tabla dinámica. Aparecerá el menú principal, del cual seleccionamos Asistente para tablas dinámicas, o Asistente (según la versión que tenga de Excel). Presionamos el botón Diseño que aparece en el cuadro de diálogo de la banderita a cuadros. Esto nos llevará al diagrama principal para diseñar una tabla dinámica. Seguramente, encontraremos en el sector Datos al botón Suma de Monto. Este es el botón que nos está sacando los resultados de ventas que ya vimos en la tabla dinámica.
Como el gerente también desea ver otra columna con los valores acumulados en guaraníes de los Vendedores, desde la derecha volvemos a arrastrar con el Mouse el botón Monto, y lo soltamos en el sector Datos, debajo del que ya tenemos. Ahora debemos cambiar el cálculo de este botón, haciendo doble click sobre el botón Suma de Monto2. Aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual encontraremos hacia arriba la casilla Nombre con la denominación Suma de Monto2. Para cambiar el título de la nueva columna a ser creada, borramos dicha denominación y escribimos en la casilla Acumulado. Aquí uno puede escribir lo que desee. Luego, presionamos el botón Opciones, y veremos cómo se activa hacia abajo la casilla de opciones Mostrar datos como:, con la palabra Normal. Solo que nosotros ya no deseamos ver como números normales solamente, sino el valor acumulado; por lo tanto, hacemos clic sobre el botón de la lista desplegable y elegimos Total en. Hacia abajo aparece la casilla Campo base. De esta lista hacemos clic sobre Vendedor, ya que es lo que estamos analizando en la tabla. Fíjense que hacia la derecha en la casilla Elemento base ya no aparece ningún elemento, porque no estamos comparando a ningún Vendedor contra ningún líder, solo queremos el valor acumulado de ellos. Luego, presionamos Aceptar sucesivamente, hasta salir de la tabla dinámica. La figura 3 nos muestra el cuadro de diálogo clave que aparece luego de haber entrado con doble clic sobre el nuevo botón creado para hallar la diferencia en guaraníes.
La tabla dinámica aparecerá ahora de esta forma (ver figura 4), con los montos normales y los valores acumulados de Vendedor en Vendedor. Como Excel pondrá primero los valores normales hacia arriba y los acumulados hacia abajo, para visualizar mejor podemos hacer lo siguiente: arrastramos el botón Datos y lo soltamos sobre la celda con el título Total, que aparece a su derecha. De esta forma organizará la tabla en columnas, mucho más estética y entendible.
Podrán ver cómo los valores de la columna Acumulado representan la suma del elemento anterior con el elemento siguiente. Por supuesto, el último valor acumulado (el de María) debe coincidir con el valor del Total General de la columna Suma de Monto. Esto es muy bueno porque nos ayuda a controlar en forma cruzada los resultados. Así nos sentimos bien porque aseguramos la información.
Por Hermes Raggio A.
Consultoría y Capacitación
hraggio@telesurf.com.py
Lo que el gerente nos pide en esta oportunidad es que aparezca otra columna al lado de los montos de ventas que nos muestre cómo se van acumulando de Vendedor en Vendedor. Por una cuestión de orden, fíjense cómo las ventas aparecen ordenadas en forma descendente según el monto, como una especie de Ranking de Vendedores. Esto es porque primeramente predeterminé que esto ocurriera, ya que la tabla dinámica arroja primeramente resultados en forma desordenada, porque los ordena en orden alfabético según los nombres de los Vendedores. Para predeterminar el auto ordenamiento según el monto, hice lo siguiente: Doble clic en el botón de campo Vendedor. Aparece un cuadro de diálogo, en el cual hago clic en el botón Avanzado.
Una vez que hayamos establecido el ranking con la aplicación anterior, hacemos clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier lugar de la tabla dinámica. Aparecerá el menú principal, del cual seleccionamos Asistente para tablas dinámicas, o Asistente (según la versión que tenga de Excel). Presionamos el botón Diseño que aparece en el cuadro de diálogo de la banderita a cuadros. Esto nos llevará al diagrama principal para diseñar una tabla dinámica. Seguramente, encontraremos en el sector Datos al botón Suma de Monto. Este es el botón que nos está sacando los resultados de ventas que ya vimos en la tabla dinámica.
Podrán ver cómo los valores de la columna Acumulado representan la suma del elemento anterior con el elemento siguiente. Por supuesto, el último valor acumulado (el de María) debe coincidir con el valor del Total General de la columna Suma de Monto. Esto es muy bueno porque nos ayuda a controlar en forma cruzada los resultados. Así nos sentimos bien porque aseguramos la información.
Por Hermes Raggio A.
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