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PLANTEAMIENTO DEL CASO DE ESTUDIO
Supongamos que ya tenemos creada una tabla dinámica como nos muestra la figura 1. El ejemplo nos muestra una tabla de gastos de la cual se pueden obtener los totales por conceptos y por fechas. Lo que el gerente desea ver es que los valores normales sean convertidos en valores porcentuales, y viceversa, expresando cuánto representa cada uno de ellos sobre el total general.
SOLUCIÓN DEL CASO DE ESTUDIO
Hacemos clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier valor de la tabla dinámica. También podemos hacer doble clic sobre el botón Suma de Monto de la tabla dinámica. Aparecerá una lista desplegando opciones. Seleccionamos Configuración de campo (o Campo, si la versión es Excel 97). Aparecerá otro cuadro de diálogo, del cual presionamos el botón Opciones, que se encuentra hacia abajo y a la derecha del mismo. Al hacer esto, aparecerá una lista desplegable -hacia abajo- con la opción marcada de Normal (ver figura 2).
Esto nos indica que la tabla dinámica tiene activada la opción de valores normales. Pero como ahora deseamos verlos expresados como porcentuales, hacemos clic en el botón de opciones que se encuentra a la derecha de la lista desplegable (Mostrar datos como), buscamos bien hacia abajo la opción Porcentaje del total. Luego, presionamos el botón Aceptar. La figura 3 nos muestra la apariencia que debería tomar ahora la tabla dinámica.
Fíjense cómo Excel presenta en la tabla dinámica los totales porcentuales por Concepto (en la última columna de la derecha) y por Fecha (en la última fila de abajo). En el vértice, aparece siempre el valor 100%, indicándonos que todo está correctamente distribuido. A medida que filtremos cualquier criterio en el botón de campo Departamento o Responsable la tabla dinámica cambiará automáticamente la información abajo, en el cuerpo principal de Concepto y Fecha. Inclusive, si bajamos cualquier botón de campo sobre Concepto la tabla dinámica mantendrá el cálculo seleccionado, sin inconvenientes, mostrando inclusive los subtotales por cada categoría, tal como lo muestra la figura 4.
El ejemplo anterior nos muestra cómo al bajar el botón Departamento obtenemos una nueva vista de informe, como muestra la figura 4. Los subtotales son por Concepto, porque es la primera columna que aparece en la tabla. Si moviéramos el botón Departamento y lo soltáramos a la izquierda de Concepto entonces obtendríamos los subtotales por Departamento, por ser la primera columna que aparece. Si deseamos volver a ver la información expresada en valores numéricos normales realizamos el mismo procedimiento descrito anteriormente, sólo que en lugar de Porcentaje del total estaríamos seleccionando la opción Normal. Al presionar posteriormente el botón Aceptar todo volverá como antes. En el capítulo de la próxima semana estaremos viendo cómo convertir valores normales a porcentuales, afectando a Filas y Columnas por separado.
Por Hermes Raggio A.
Consultoría y Capacitación
SOLUCIÓN DEL CASO DE ESTUDIO
Hacemos clic con el botón derecho del Mouse sobre cualquier valor de la tabla dinámica. También podemos hacer doble clic sobre el botón Suma de Monto de la tabla dinámica. Aparecerá una lista desplegando opciones. Seleccionamos Configuración de campo (o Campo, si la versión es Excel 97). Aparecerá otro cuadro de diálogo, del cual presionamos el botón Opciones, que se encuentra hacia abajo y a la derecha del mismo. Al hacer esto, aparecerá una lista desplegable -hacia abajo- con la opción marcada de Normal (ver figura 2).
Esto nos indica que la tabla dinámica tiene activada la opción de valores normales. Pero como ahora deseamos verlos expresados como porcentuales, hacemos clic en el botón de opciones que se encuentra a la derecha de la lista desplegable (Mostrar datos como), buscamos bien hacia abajo la opción Porcentaje del total. Luego, presionamos el botón Aceptar. La figura 3 nos muestra la apariencia que debería tomar ahora la tabla dinámica.
Fíjense cómo Excel presenta en la tabla dinámica los totales porcentuales por Concepto (en la última columna de la derecha) y por Fecha (en la última fila de abajo). En el vértice, aparece siempre el valor 100%, indicándonos que todo está correctamente distribuido. A medida que filtremos cualquier criterio en el botón de campo Departamento o Responsable la tabla dinámica cambiará automáticamente la información abajo, en el cuerpo principal de Concepto y Fecha. Inclusive, si bajamos cualquier botón de campo sobre Concepto la tabla dinámica mantendrá el cálculo seleccionado, sin inconvenientes, mostrando inclusive los subtotales por cada categoría, tal como lo muestra la figura 4.
El ejemplo anterior nos muestra cómo al bajar el botón Departamento obtenemos una nueva vista de informe, como muestra la figura 4. Los subtotales son por Concepto, porque es la primera columna que aparece en la tabla. Si moviéramos el botón Departamento y lo soltáramos a la izquierda de Concepto entonces obtendríamos los subtotales por Departamento, por ser la primera columna que aparece. Si deseamos volver a ver la información expresada en valores numéricos normales realizamos el mismo procedimiento descrito anteriormente, sólo que en lugar de Porcentaje del total estaríamos seleccionando la opción Normal. Al presionar posteriormente el botón Aceptar todo volverá como antes. En el capítulo de la próxima semana estaremos viendo cómo convertir valores normales a porcentuales, afectando a Filas y Columnas por separado.
Por Hermes Raggio A.
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