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El final del año se acercaba y llegaba el momento de cerrar el primer periodo económico para la cooperativa La Esperanza. El tesorero de la entidad junto con todo el consejo de administración se encontraban recopilando información sobre las actividades realizadas y sus resultados, datos sobre las principales decisiones tomadas, los objetivos de tales decisiones y los logros alcanzados. Así también definían cuáles serían los principales objetivos para el año siguiente.
Todas estas actividades tenían como fin la elaboración de la memoria del consejo de administración. Este informe es el que se deberá entregar a cada asociado que asista a la Asamblea General Ordinaria. Es un documento redactado por el consejo en el que rinden cuenta de sus acciones para con la cooperativa.
Además del recuento de las actividades, la memoria incluye el balance general que informa sobre la situación económica y financiera de la cooperativa. Cuánto dinero hay en caja, cuáles son los bienes que posee la entidad, quiénes le deben y a quiénes deben como organización, y el resultado económico que puede arrojar excedentes o déficit, según haya habido más ingresos o egresos.
También se debe incluir en la memoria el plan de trabajo para el próximo año. Consiste en un detalle puntual de las principales acciones que se propone realizar el consejo de administración. Para la elaboración se deben tener en cuenta las principales necesidades de la cooperativa y los aspectos que requieren más atención. Esto debe estar complementado con el presupuesto de recursos, ingresos y gastos.
El cumplimiento de todos estos puntos permitirá que la asamblea pueda desarrollarse de acuerdo a los puntos que establece la Ley de Cooperativas y que son:
1. Aprobación de la memoria y el balance.
2. Destino del resultado económico.
3. Aprobación del plan general de trabajos y del presupuesto.
4. Elección de miembros del consejo de administración y junta de vigilancia.
5. Otros temas reservados a las asambleas en general.
El cierre del ejercicio es el último día del año.
En tal fecha se cierra la contabilidad y se procede a elaborar el balance. El consejo de administración debe convocar la asamblea en el tiempo que se establece en el estatuto de la cooperativa, hasta 120 días después del cierre. En la convocatoria se deben indicar claramente el lugar y la hora de la asamblea y, además, se deben poner a disposición de los asociados por lo menos 10 días antes la memoria y el balance para que los socios puedan conocer e informarse de la situación de la cooperativa para cuando asistan a la asamblea.