La vigencia de las secretarias ejecutivas en las organizaciones

En el Paraguay, el día de celebración es el 26 de abril, que el CAES lo redobla con júbilo y convicciones genuinas por dos razones fundamentales: la primera, las organizaciones, cualesquiera sean sus ámbitos y propósitos, necesitan secretarias ejecutivas para manejar con foco multitarea el flujo de información organizacional con valor de orden; sirviendo como el núcleo de las operaciones de los negocios diarios, permaneciendo calmadas y absorbiendo estrés, muchas veces, sin ninguna expresión de ansiedad y asistiendo a todos quienes requieran de su ayuda, lo hace que se constituyan en el ancla de la oficina. Y la segunda: es una de las escuelas de formación de secretarias ejecutivas pioneras en el país con 51 años de contribución sin pausa para beneficio de las organizaciones. En este sentido, el concepto escuela tiene aquí dos acepciones de peso, que son: la influencia, a su vez, de la escuela norteamericana de secretarias y las prácticas docentes sostenidas en el tiempo con autoridad académica y experiencia organizacional por su cuerpo de profesores, estimulado con énfasis a partir de inicios de los años 70 en el rigor de altos estándares por su emblemático director Juan José Soler, que ha prevalecido hasta hoy.

El término secretaria se deriva del latín secernere, que significa distinguir o ubicar aparte, siendo su participio pasivo secretum, el que determina la connotación moderna, en lengua castellana, de algo privado o confidencial, o manejo confidencial de la información.

Referirse en género femenino a la secretaría ejecutiva en la organización es porque alrededor del 95% de las personas que responden a los llamados de la organización para este puesto ofrecido son mujeres. Pero esto no siempre fue así. En 1870, cuando Isaac Pitman fundó una escuela donde los estudiantes pudieran cualificar como taquígrafos profesionales, este estuvo dirigido solamente a hombres. Recién con la invención de la máquina de escribir, en 1880, más mujeres comenzaron a entrar en este campo laboral y desde la Primera Guerra Mundial el rol de la secretaría ha estado primariamente asociado a las mujeres. Así, en los años 30, cada vez menos hombres entraban en este campo profesional; y ya en 1942 se creaba la Asociación Norteamericana de Secretarias, que luego devino en la Asociación Internacional de Profesionales Administrativas; y en 1951 la mencionada Asociación Norteamericana de Secretarias instituye el denominado examen certificado para secretarias ejecutivas, que tendrá fuerte influencia en la escuela CAES.

¿Cuáles habilidades y conocimientos son importantes para una secretaria ejecutiva de alto desempeño en contextos competitivos?

Se sugieren algunas consideradas claves:

-Entendimiento básico acerca de lo que la organización hace.

-Construirse una cultura de discreción, pertinencia y aprendizaje continuo.

-Ser organizada, sistemática y proactiva.

-Saber llevar a cabo por medio de las habilidades de la investigación básica la obtención y recopilación de información de valor organizacional.

-Actualización continua en el manejo de la tecnología operativa de procesos de oficina.

-Habilidades gerenciales tales como proceso de toma de decisiones, coordinación de recursos y manejo financiero básico.

-Habilidades interpersonales con énfasis, autodominio de las emociones y conexión social con empatía, predisposición positiva y resiliencia; pensamiento crítico y manejo proficiente del concepto y métodos de etiqueta y protocolo.

Supuestos claves

Dos supuestos son claves para afirmar la vigencia de las secretarias ejecutivas en las organizaciones: primero, que un tiempo significativamente importante de los ejecutivos y gerentes será ahorrado por el trabajo desplegado por las secretarias ejecutivas; y segundo, que ese tiempo ahorrado se convertirá en tiempo valor para la organización. Se citan algunas acciones que ejecutivos y gerentes (hombres y mujeres) pueden llevar a cabo para apalancar el desempeño efectivo de las secretarias ejecutivas hacia el ahorro de un tiempo valor a ser traducido por los propios ejecutivos y gerentes en valor para la organización:

-Clarificar en detalles qué se busca con las metas organizacionales.

-Mantenerla continuamente informada.

-Otorgarle poder y autoridad para toma de decisiones.

-Otorgarle poder para procesar llamadas telefónicas, correos, organización de citas, conferencias y reuniones.

-Preparación y actualización permanente de las agendas.

-Preparación de informes de rutina y de excepción.

-Construcción de un relacionamiento de largo plazo, basado en la confianza profesional y la práctica dinámica y fluida de la realimentación.

-Es pertinente que cada año ejecutivos y gerentes se tomen un tiempo para auditar los impactos de sus propias tareas en el tiempo valor de la organización; es decir, analizarlos para determinar si esas tareas debieron en realidad ser llevadas a cabo, si qué contribución hicieron a la organización, si pudieron ser realizadas por la secretaria ejecutiva o tal vez pudieron haber sido tercerizadas.

-Reclutar y contratar secretarias ejecutivas de alto desempeño es política de una organización bien estructurada focalizada sobre resultados claramente definidos porque las oportunidades de valor siempre están más en el tiempo que en el espacio.

Reclutar

Reclutar y contratar secretarias ejecutivas de alto desempeño es política de una organización bien estructurada.

Adorno

Autodominio de las emociones y conexión social con empatía, predisposición positiva y resiliencia deben adornar a la secretaria.

Tiempo

Un tiempo significativamente importante de los ejecutivos y gerentes será ahorrado por las secretarias ejecutivas. 

(*) Facilitador y consultor del CAES (Unidad Académica dependiente de la Facultad de Ciencias Económicas de la UNA)

franciscoparisipy@hotmail.com