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Así, el protocolo de conflicto de intereses de una aseguradora se elabora dentro del gobierno corporativo y tiene como finalidad establecer las políticas y procedimientos a seguir para administrar o minimizar situaciones que susciten posibles conflictos de intereses relacionados al personal superior o a empresas vinculadas o relacionadas (directa o indirectamente) a los mismos, y a su vez conflictos de intereses sobre operaciones vinculadas a los accionistas o empresas relacionadas a ellos.
Puede presentarse un conflicto por ejemplo cuando no se trata de una empresa del grupo empresarial o cuando no compite con otros proveedores en igualdad de condiciones. En primer lugar se debe evaluar el caso y determinar si proviene de la plana ejecutiva, del directorio o del grupo empresarial y luego si el proveedor identificado es el único ofertante o posee competencia y si es así en qué condiciones está operando.
El impacto puede ser alto, moderado o leve dependiendo del tipo de situación que se presente y las acciones pueden ser simplemente de evasión o bien de mitigación. En el primero sencillamente no se considera a dicho proveedor como distribuidor de la aseguradora. En la mitigación se puede i) Limitar la compra o la prestación del servicio a niveles mínimos, considerando aspectos de carácter estratégico. Por ejemplo, un taller de chapería y pintura en una zona del país donde no hay otro prestador; ii) Establecer parámetros de precio tipo baremo que permita estar seguros que el costo del producto o servicio se encuentra en el nivel de “mercado”; iii) Obtener un mínimo de dos o tres presupuestos y donde el proveedor con posible conflicto sea el más económico; iv) Indicar al auditor interno, dependiendo del tipo de servicio prestado, a los efectos de que haga el seguimiento de los procesos de tal manera a que se realice la prestación de manera objetiva y lo más independiente posible.
Aún con las medidas de mitigación puede darse un incumplimiento por lo que en el protocolo deben establecerse las sanciones que obviamente debe estar establecido en el manual o código de conducta y si se trata de un miembro del directorio, es el colegiado del órgano directivo, es decir, los demás directores, quienes deben analizar y decidir la continuidad o no del proveedor en discusión.
Se piensa siempre que un riesgo podría estar en las empresas vinculadas dentro de un holding, estas son aquellas cuyos accionistas podrían ser casi los mismos, sin embargo, no podría hablarse de conflicto de intereses en tanto los accionistas participan en igualdad de condiciones accionarias y no existe ningún detrimento o perjuicio en ninguno de ellos y por supuesto no afecta la reputación o el mismo patrimonio de la organización sobre todo cuando presta un servicio necesario para la operativa de la empresa madre, ya sea en materia de venta (comercial) como de procesos (logística) y cuyo objetivo no es otro que optimizar procesos, tercerizando en empresas tipo startup aprovechando la sinergia, los conocimientos y los recursos humanos expertos, manejando los costos y logrando economías sustentables para la principal.
Por eso es importante que toda transacción con empresas vinculadas o partes relacionadas (directores, accionistas, miembros de la plana ejecutiva o colaboradores) deba respetarse el siguiente criterio: i) Respeto de las políticas de integridad, de riesgos, de lavado de dinero y de soborno y corrupción; ii) Cumplimiento de las políticas públicas de la aseguradora; iii) Precio competitivo y de mercado debidamente comprobado; iv) Calidad del servicio; v) Criterio de Responsabilidad Social; y vi) El cumplimiento del protocolo de integridad y de Identificación de Conflictos de Intereses, del gobierno corporativo.
Vimos así la importancia de manejar los conflictos de intereses en el gobierno corporativo y las consecuencias de un conflicto que hasta puede impactar en la toma de decisiones estratégicas de la aseguradora, además de socavar la transparencia, comprometer la ética y generar posibles pérdidas financieras. Por lo tanto, es fundamental gestionar estos conflictos de manera proactiva, salvaguardar las buenas prácticas, proteger la reputación de la empresa y mantener la confianza de las partes interesadas.
Riesgo
El riesgo generalmente puede ser de índole reputacional, operativo o atentar contra la ética o los valores corporativos.
(*) Abogado.