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Este acto, al que muchos “accionistas” o “directivos” no le prestan tanta atención, es muy relevante para ambas
partes, no solamente por su relación con temas tributarios, sino también a los efectos de deslindar “responsabilidades” por las actuaciones de los miembros del directorio, representantes o apoderados y decidir cuestiones trascendentales del futuro de la sociedad.
Es por eso que deseamos brindar algunos consejos prácticos a tener en cuenta antes de tomar algunas decisiones y evitar los errores que se cometen frecuentemente.
Publicación obligatoria de la convocatoria y del “orden del día”
De acuerdo a lo establecido en el Código Civil, la publicación de la convocatoria a la asamblea general de accionistas debe realizarse por cinco días en un diario de gran circulación, con por lo menos diez días de anticipación y no más de treinta, a la realización de la asamblea.
En dicha publicación no solo deben constar el carácter, la fecha, hora y lugar de realización de la asamblea, sino también el “orden del día”, es decir, aquellos temas que serán discutidos o puestos a consideración de los accionistas en la asamblea.
Al respecto se debe advertir que la publicación de la convocatoria es un requisito legal imprescindible que no puede dejar de realizarse, por más que los accionistas piensen “para qué publicar, si todos los accionistas sabemos cuándo y dónde va a ser la asamblea”.
Cabe resaltar que cualquier decisión que toma la asamblea sobre temas distintos o ajenos a los incluidos en el orden del día es nula, de acuerdo a lo expresamente previsto por el Artículo 1093 del Código Civil, y por tanto, carece de valor alguno y no es oponible a la sociedad, a los accionistas disidentes y a terceros.
Por otro lado, la común inclusión de “asuntos varios” y considerar en este punto temas transcendentales como
por ejemplo vender parte del activo de la firma, realizar préstamos, hipotecar propiedades o disminuir de alguna manera, no resulta muy recomendable; con esto lo que se hace es que los accionistas tomen decisiones sin tener la oportunidad de informarse adecuadamente y realizar un análisis prudente de la situación.
Inclusión en el orden del día de pedido de ratificación de las actuaciones más importantes del directorio
A la asamblea general le competen la consideración y aprobación de la memoria anual del directorio, balance y
estado de resultados, distribución de utilidades, informe del síndico y cualquier otra medida relativa a la gestión de la empresa que le corresponda resolver de acuerdo a lo establecido en los estatutos sociales y las leyes.
También le corresponden la designación de directores y síndicos y la fijación de su remuneración, la determinación de la responsabilidad de estos, así como su remoción y la resolución para emisión de acciones.
El directorio muchas veces debe tomar decisiones en las cuales el futuro y/o el patrimonio de la empresa pueden verse comprometidos.
Por esos actos pueden ser “responsables personalmente” aquellos directores que tomaron la decisión. Por ello, una recomendación es hacer aprobar por los propietarios de la sociedad, es decir, los accionistas, mediante la ratificación de lo actuado por los directores, como forma de prevenir futuros reclamos las consecuencias de tales actos.
Si no se está de acuerdo, se debe expresar esto y dejar constancia en el acta
Y otra cuestión muy importante, en todo acto asambleario, o reunión del directorio, cuando no se está de acuerdo con lo puesto a consideración, es decir, con lo que se vota, y de igual manera se aprueba esa decisión por la mayoría, el que no está de acuerdo debe exigir que ello conste en el acta, pues es la única forma que tiene de quedar exento de responsabilidad por dichas decisiones.
Consideración de las modificaciones de los balances de ejercicios anteriores
Un punto que resulta importante a ser tratado en las asambleas es la consideración y aprobación, en su caso, de las modificaciones que pudieron haber sufrido los balances de ejercicios anteriores, por distintos motivos.
Es muy frecuente que durante el año siguiente se realicen ciertas modificaciones al balance anterior, por varias razones:
Recomendación de los auditores externos, errores cometidos, verificación de utilización de facturas que no reunían los requisitos legales o que incluso puedan ser de dudosa procedencia.
Para tal efecto se presenta la rectificativa en la DD.JJ. del IVA y/o del Iracis.
Sin embargo, en muy pocos casos las empresas tienen en cuenta que están modificando los resultados de un ejercicio debidamente aprobado por la asamblea sin poner esto a su conocimiento o aprobación.
En este caso, necesariamente, debe incluirse en el orden del día la indicación del tratamiento de la modificación del balance del ejercicio anterior.
Próxima entrega: Decisión del directorio sobre destino de las utilidades.