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Esta característica es la que permite crear la división del trabajo entre los miembros del equipo y facilitar que se utilicen los talentos, capacidades o aptitudes de los mismos para alcanzar sus objetivos. La necesidad de crear una estructura organizacional está fuertemente unida a la importancia de establecer las funciones de cada uno de los miembros.La estructura de una organización puede ser formal o informal. Es formal cuando se cuenta con un organigrama por escrito y allí se establecen las relaciones de jerarquía y funciones entre las personas o subgrupos. Es informal cuando cada uno conoce sus funciones y su lugar en la organización, pero porque la misma le fue transmitida en forma verbal, sin existir ninguna definición escrita de por medio.
Muchas empresas han funcionado por años con una estructura organizacional informal y han salido adelante a pesar de esto. Esta situación se da, por lo general, cuando existen pocos competidores en el mercado, la organización es pequeña (pocos miembros) o los clientes no son exigentes. Sin embargo, no formalizar la estructura de un grupo humano crea muchos inconvenientes que pueden ir aumentando con el tiempo y evitando que sean eficientes para alcanzar lo que desean lograr.
Algunos de ellos son:
* No se conocen las jefaturas a cabalidad y estas no pueden ejercer debidamente su liderazgo porque las personas que deberían estar dentro de sus grupos de trabajo no saben que pertenecen a ellos. El miembro del grupo se pregunta: "¿A quién le tengo que hacer caso y rendir cuentas?".
* Los líderes no pueden delegar las funciones porque no tienen claras ni sus propias funciones ni de las demás personas. Por lo tanto, no se pueden dedicar a las cosas realmente importantes, como planificar, dirigir, controlar o motivar.
* Se puede crear superposición del trabajo. Dos o más personas que hacen lo mismo por desconocimiento de quién es el verdadero responsable de hacerlo.
* Se omiten funciones. Al no tener una estructura formal y no saber su lugar en ella, uno termina haciendo cualquier cosa, menos lo que debe hacer en realidad.
* Se dan malos entendidos y problemas de comunicación por la falta de organización.
* Se alcanzan las metas, pero con mayor esfuerzo y utilización indebida de los recursos de la organización.
* La informalidad interior se transfiere a los clientes, quienes sufren las consecuencias de la falta de organización.
* La formalización de la estructura de la organización se da a través de una herramienta fundamental para el administrador: El organigrama. En las próximas entregas, revisaremos los distintos tipos de organigrama y cómo deben ser elaborados para que cumplan su función real de ayudar a la organización.
Muchas empresas han funcionado por años con una estructura organizacional informal y han salido adelante a pesar de esto. Esta situación se da, por lo general, cuando existen pocos competidores en el mercado, la organización es pequeña (pocos miembros) o los clientes no son exigentes. Sin embargo, no formalizar la estructura de un grupo humano crea muchos inconvenientes que pueden ir aumentando con el tiempo y evitando que sean eficientes para alcanzar lo que desean lograr.
Algunos de ellos son:
* No se conocen las jefaturas a cabalidad y estas no pueden ejercer debidamente su liderazgo porque las personas que deberían estar dentro de sus grupos de trabajo no saben que pertenecen a ellos. El miembro del grupo se pregunta: "¿A quién le tengo que hacer caso y rendir cuentas?".
* Los líderes no pueden delegar las funciones porque no tienen claras ni sus propias funciones ni de las demás personas. Por lo tanto, no se pueden dedicar a las cosas realmente importantes, como planificar, dirigir, controlar o motivar.
* Se puede crear superposición del trabajo. Dos o más personas que hacen lo mismo por desconocimiento de quién es el verdadero responsable de hacerlo.
* Se omiten funciones. Al no tener una estructura formal y no saber su lugar en ella, uno termina haciendo cualquier cosa, menos lo que debe hacer en realidad.
* Se dan malos entendidos y problemas de comunicación por la falta de organización.
* Se alcanzan las metas, pero con mayor esfuerzo y utilización indebida de los recursos de la organización.
* La informalidad interior se transfiere a los clientes, quienes sufren las consecuencias de la falta de organización.
* La formalización de la estructura de la organización se da a través de una herramienta fundamental para el administrador: El organigrama. En las próximas entregas, revisaremos los distintos tipos de organigrama y cómo deben ser elaborados para que cumplan su función real de ayudar a la organización.